Настоящая редакция Политики вступает в силу с 2 июля 2025 г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана ООО «Компания Омитекс» в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон) и является одной из мер по обеспечению защиты персональных данных, предусмотренных статьёй 17 Закона.
1.2. Политика разъясняет, какие персональные данные, для каких целей и на каких правовых основаниях обрабатывает ООО «Компания Омитекс», а также информирует субъектов персональных данных об их правах и механизме реализации этих прав.
1.3. Под выражениями «Компания Омитекс», «Организация» понимается общество с ограниченной ответственностью «Компания Омитекс», расположенное по адресу: 246003, г. Гомель, улица Тельмана, 43, офис 2.09.
Контактные данные Организации: адрес в сети Интернет — www.omitex.com (далее — Сайт); телефон — +375 (232) 33-66-33; адрес электронной почты по вопросам обработки персональных данных — dpo@omitex.com.
1.4. Политика регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, которые Организация получает при заключении, исполнении и прекращении договоров, в ходе коммуникации по вопросам своей деятельности, при рассмотрении обращений и резюме, а также при реализации иных бизнес-процессов, описанных в приложении к Политике.
Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности (в отношении работников и бывших работников Организации), а также к обработке файлов cookie на Сайте — ей посвящена отдельная Политика в отношении обработки файлов cookie.
1.5. В Политике используются следующие сокращения: ФИО — фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); ФЛ — физическое лицо; ИП — индивидуальный предприниматель; ЮЛ — юридическое лицо; Согласие — согласие на обработку персональных данных. Иные термины используются в значениях, определённых Законом.
1.6. Политика постоянно доступна по ссылке в нижней части каждой страницы Сайта. Организация может вносить изменения в Политику; новая редакция вступает в силу с момента её размещения на Сайте, если самой редакцией не предусмотрено иное.
2. Порядок и условия обработки персональных данных
2.1. Организация обрабатывает только те персональные данные, которые необходимы для достижения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.
2.2. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без их использования. В зависимости от цели обработки с персональными данными могут совершаться следующие действия: сбор, систематизация, хранение, использование, изменение, предоставление, удаление.
Организация не осуществляет распространение персональных данных (предоставление неограниченному кругу лиц).
2.3. Организация осуществляет обработку персональных данных в одном из следующих статусов:
- в качестве оператора персональных данных — если обработка осуществляется от имени Организации и в её интересах;
- в качестве уполномоченного лица — если обработка осуществляется от имени и в интересах другого оператора на основании его поручения.
Оказывая клиентам услуги по обслуживанию и администрированию их информационных систем и ресурсов (серверов, систем резервного копирования, учётных систем и т.п.), Организация может получать доступ к персональным данным, оператором которых является клиент. В этих случаях Организация действует в качестве уполномоченного лица по поручению клиента: перечень допустимых действий с персональными данными, цели их обработки и меры защиты определяются договором (соглашением об обработке персональных данных), заключённым с соответствующим оператором.
2.4. Организация обрабатывает персональные данные исключительно на правовых основаниях, предусмотренных Законом. К таким основаниям относятся:
- согласие субъекта персональных данных;
- заключение и исполнение договора с субъектом персональных данных;
- обработка данных представителей юридических лиц в рамках трудовых и гражданско-правовых отношений;
- выполнение обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;
- обработка персональных данных, указанных в документе, адресованном Организации и подписанном субъектом персональных данных;
- обработка общедоступных персональных данных.
2.5. При определении сроков хранения персональных данных Организация руководствуется Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утверждённым постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 (далее — Перечень № 140). Если срок хранения не определён Перечнем № 140, Организация устанавливает его самостоятельно исходя из целей обработки, не допуская избыточного хранения.
По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле и делопроизводстве, а персональные данные, содержащиеся в информационных системах (ресурсах) Организации, удаляются.
2.6. Информация о целях обработки, категориях субъектов, перечне обрабатываемых персональных данных, правовых основаниях и сроках хранения приведена в приложении к Политике в конце этой страницы.
3. Уполномоченные лица. Предоставление персональных данных третьим лицам
3.1. Организация поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу, оказывающему услуги хостинга Сайта, — ООО «Суппорт чейн», расположенному по адресу: 220062, г. Минск, проспект Победителей, 106, офис 12.
3.2. Уполномоченное лицо обрабатывает персональные данные на основании заключённого с Организацией договора в соответствии с требованиями статьи 7 Закона. Договором определяются перечень допустимых действий с персональными данными, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и обеспечивать защиту персональных данных при их обработке.
3.3. В рамках целей обработки, определённых Политикой, Организация может предоставлять персональные данные третьим лицам:
- сервисам обмена электронными письмами — при ведении переписки по электронной почте;
- операторам сервисов обмена сообщениями (мессенджеров) — при коммуникации с лицами, обратившимися к Организации через такие сервисы;
- РУП «Белпочта» — при направлении почтовой корреспонденции;
- государственным органам и иным организациям — при наличии правовых оснований, установленных законодательством (например, при поступлении запросов).
4. Трансграничная передача персональных данных
4.1. Организация осуществляет трансграничную передачу персональных данных в следующих случаях:
4.1.1. При переписке по электронной почте — если субъект персональных данных использует почтовый сервис, серверы которого находятся за пределами Республики Беларусь (например, Gmail). В этом случае адрес электронной почты и содержание переписки передаются соответствующему почтовому сервису.
4.1.2. При коммуникации с лицами, обратившимися к Организации через мессенджеры (например, Viber, Telegram). Имя пользователя, номер телефона и содержание переписки передаются на серверы этих платформ, расположенные за пределами Республики Беларусь. Мессенджеры не являются официальным каналом связи Организации; такая коммуникация осуществляется по инициативе обратившегося лица.
4.2. Трансграничная передача осуществляется как в государства, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, так и в государства, где такой уровень защиты не обеспечивается.
4.3. В связи с этим Организация информирует о рисках, возникающих при обработке персональных данных в государствах, не обеспечивающих надлежащий уровень их защиты:
- отсутствие или фрагментарность законодательства о защите персональных данных;
- отсутствие независимого уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;
- ограниченный круг прав субъектов персональных данных;
- риск незаконного доступа к персональным данным, в результате которого они могут стать доступными неограниченному кругу лиц.
5. Права субъектов персональных данных и механизм их реализации
5.1. Субъект персональных данных имеет следующие права:
Право на отзыв согласия. Если обработка персональных данных осуществляется на основании Согласия, субъект может в любое время без объяснения причин отозвать его. Право на отзыв не может быть реализовано, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях (например, на основании договора). Организация в срок до 15 календарных дней с момента получения заявления прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и уведомит об этом заявителя — за исключением случаев, когда вправе продолжить обработку на основаниях, установленных Законом.
Право на получение информации об обработке своих персональных данных. Субъект может запросить сведения о том, обрабатывает ли Организация его персональные данные, какие именно, из какого источника они получены, каковы правовые основания и цели обработки, а также иную информацию, предусмотренную Законом. Организация предоставит информацию в течение 5 рабочих дней после получения заявления либо уведомит о причинах отказа.
Право на внесение изменений в свои персональные данные. Если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными, субъект может потребовать внести в них изменения, приложив документы (или их заверенные копии), подтверждающие необходимость изменений. Организация внесёт изменения в срок до 15 календарных дней с момента получения заявления либо уведомит о причинах отказа.
Право на получение информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам. Реализуется один раз в календарный год бесплатно. Организация в срок до 15 календарных дней с момента получения заявления сообщит, какие персональные данные и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомит о причинах отказа.
Право на прекращение обработки своих персональных данных и (или) их удаление. Субъект может потребовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки, установленных Законом. Организация выполнит требование в срок до 15 календарных дней с момента получения заявления и уведомит об этом заявителя — за исключением случаев, когда вправе продолжить обработку.
Право на обжалование действий (бездействия) и решений Организации. Если субъект считает, что его персональные данные обрабатываются с нарушением законодательства, он может подать жалобу в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь. Жалоба рассматривается в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.
5.2. Для реализации своих прав субъекту персональных данных необходимо направить Организации заявление в письменной форме по адресу: 246003, г. Гомель, улица Тельмана, 43, офис 2.09 — либо в виде электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, на адрес электронной почты dpo@omitex.com.
Заявление должно содержать: ФИО; адрес места жительства (места пребывания); дату рождения; идентификационный номер (если эта информация указывалась при даче Согласия или обработка осуществляется без согласия субъекта); изложение сути требований; личную подпись либо электронную цифровую подпись.
5.3. Ответ на заявление направляется в той же форме, в которой оно было подано, если в самом заявлении не указано иное.
5.4. За содействием в реализации своих прав субъект персональных данных может обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на адрес электронной почты dpo@omitex.com.
6. Заключительные положения
6.1. Вопросы, связанные с обработкой персональных данных и не урегулированные настоящей Политикой, разрешаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Приложение. Ключевые параметры обработки персональных данных
Хозяйственная деятельность
Заключение, исполнение и прекращение договоров на оказание услуг и поставку оборудования с клиентами
- Субъекты: клиенты — ИП; уполномоченные представители клиентов, являющихся ЮЛ.
- Данные: для ИП — ФИО, адрес, учётный номер плательщика, сведения о государственной регистрации, телефон, адрес электронной почты, сведения, связанные с оплатой, личная подпись; для представителя ЮЛ — ФИО, должность, рабочий телефон, рабочий адрес электронной почты, иные данные, указанные в документе, подтверждающем полномочия, личная подпись.
- Основания: для ИП — договор (абзац 15 статьи 6 Закона); для представителя ЮЛ — абзац 8 статьи 6 Закона (законодательство о труде, гражданское законодательство).
- Срок хранения: 3 года после проведения проверки налоговыми органами, а если проверка не проводилась — 10 лет после прекращения договора.
Продажа имущества Организации физическим лицам (договоры купли-продажи)
- Субъекты: покупатели — ФЛ.
- Данные: ФИО, адрес регистрации по месту жительства, сведения, связанные с оплатой, личная подпись.
- Основание: договор (абзац 15 статьи 6 Закона).
- Срок хранения: 3 года после проведения проверки налоговыми органами, а если проверка не проводилась — 10 лет после прекращения договора.
Заключение, исполнение и прекращение договоров, связанных с материально-техническим обеспечением деятельности Организации
- Субъекты: контрагенты — ФЛ и ИП; уполномоченные представители контрагентов, являющихся ЮЛ.
- Данные: для ФЛ и ИП — ФИО, адрес, идентификационный номер либо учётный номер плательщика, телефон, адрес электронной почты, сведения, связанные с оплатой, личная подпись; для представителя ЮЛ — ФИО, должность, рабочий телефон, рабочий адрес электронной почты, личная подпись.
- Основания: для ФЛ и ИП — договор (абзац 15 статьи 6 Закона); для представителя ЮЛ — абзац 8 статьи 6 Закона.
- Срок хранения: 3 года после проведения проверки налоговыми органами, а если проверка не проводилась — 10 лет после прекращения договора.
Коммуникация
Коммуникация по вопросам деятельности Организации посредством телефонной связи, электронной почты, а также мессенджеров (по инициативе обратившегося лица)
- Субъекты: лица, инициировавшие коммуникацию; иные лица, чьи персональные данные указаны в ходе коммуникации.
- Данные: минимально необходимый перечень в зависимости от канала — номер телефона, адрес электронной почты, имя, содержание сообщения.
- Основания: для ФЛ и ИП — договор (абзац 15 статьи 6 Закона); для представителя ЮЛ — абзац 8 статьи 6 Закона. При коммуникации через мессенджеры Организация осуществляет трансграничную передачу персональных данных операторам этих платформ на основании абзаца 3 пункта 1 статьи 9 Закона.
- Срок хранения: 3 года после завершения коммуникации.
Рассмотрение обращений, в том числе замечаний и предложений, внесённых в книгу замечаний и предложений
- Субъекты: лица, направившие обращение; иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении.
- Данные: ФИО, адрес места жительства (места пребывания), содержание обращения, иные данные, указанные в обращении, личная подпись.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона (законодательство об обращениях граждан и юридических лиц).
- Срок хранения: 5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений.
Рассмотрение заявлений субъектов персональных данных
- Субъекты: лица, направившие заявление; иные лица, чьи персональные данные указаны в заявлении.
- Данные: сведения, указанные в статье 14 Закона; иные данные, указанные в заявлении.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона (законодательство о персональных данных).
- Срок хранения: 1 год с даты подачи заявления.
Подбор персонала
Рассмотрение резюме соискателей и коммуникация с ними
- Субъекты: соискатели на трудоустройство.
- Данные: персональные данные в соответствии с содержанием резюме (анкет, рекомендательных писем и т.п.).
- Основания: Согласие — при направлении резюме на адрес электронной почты; абзац 16 статьи 6 Закона — при предоставлении резюме в письменном виде или в виде электронного документа; абзац 19 статьи 6 Закона — при рассмотрении резюме, размещённого соискателем в открытом доступе (например, на сайтах поиска работы).
- Срок хранения: в случае принятия на работу — 1 месяц; в случае отказа в трудоустройстве — 1 год.
Выполнение юридически значимых обязанностей
Ведение бухгалтерского и налогового учёта
- Субъекты: клиенты и контрагенты — ФЛ и ИП, уполномоченные представители ЮЛ.
- Данные: ФИО, иные данные, требуемые для заполнения первичных учётных документов.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона (законодательство о бухгалтерском учёте и отчётности).
- Срок хранения: в соответствии со сроками, определёнными Перечнем № 140.
Учёт и хранение документов в соответствии с законодательством об архивном деле и делопроизводстве
- Субъекты: лица, сведения о которых содержатся в регистрируемых документах.
- Данные: ФИО, должность, иные сведения, содержащиеся в регистрируемом документе.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона (законодательство об архивном деле и делопроизводстве).
- Срок хранения: в соответствии со сроками, определёнными Перечнем № 140.
Заполнение и передача в государственные органы и иные уполномоченные организации требуемых форм отчётности
- Субъекты: в зависимости от формы отчётности.
- Данные: в соответствии с формой предоставляемой отчётности.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона.
- Срок хранения: в соответствии со сроками, определёнными Перечнем № 140.
Предоставление информации в рамках исполнения запросов государственных органов, иных организаций
- Субъекты: лица, в отношении которых запрашивается информация.
- Данные: в соответствии с поступившим запросом.
- Основания: абзац 20 статьи 6 Закона — если обработка осуществляется для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательными актами; Согласие — если к запросу приложено согласие субъекта персональных данных.
- Срок хранения: в соответствии со сроками, определёнными Перечнем № 140.
Досудебное урегулирование споров, подача исковых заявлений, участие в судебных разбирательствах, исполнительное производство
- Субъекты: клиенты и контрагенты — ФЛ и ИП, уполномоченные представители ЮЛ.
- Данные: для ФЛ и ИП — ФИО, адрес, телефон, адрес электронной почты; для представителя ЮЛ — ФИО, должность, данные из документа, подтверждающего полномочия.
- Основание: абзац 20 статьи 6 Закона (гражданское, гражданско-процессуальное, хозяйственно-процессуальное законодательство, законодательство об исполнительном производстве).
- Срок хранения: 3 года после вынесения решения (окончания претензионной переписки).